عن الوظيفة:

يتولى مسؤول الإدارة والمشتريات ضمان سير العمليات الإدارية بكفاءة، وتنفيذ عمليات الشراء بشفافية ووفقًا للأنظمة والسياسات المعتمدة، بما يسهم في تحقيق أهداف برامج مؤسسة الملكة رانيا. تتضمن هذه الوظيفة المساعدة في الإشراف على العمليات الإدارية اليومية كإدارة المرافق، وأنشطة المشتريات، مع الالتزام بأعلى معايير الجودة  في الخدمة و الامتثال للسياسات والإجراءات المعتمدة.  كما يؤدي دورًا محوريًا في التنسيق مع المورّدين، وإدارة العقود، ودعم مختلف الإقسام، بما يضمن تنفيذ المهام الإدارية وعمليات الشراء بسلاسة وكفاءة، ووفقًا لسياسات مؤسسة الملكة رانيا.

المتطلبات

المهام والمسؤوليات الرئيسية:

أ. مسؤوليات المشتريات 

تنسيق جميع مراحل عملية الشراء، بما يشمل البحث عن المورّدين، وطرح العطاءات، وتقييم العروض، وتنفيذ عمليات الشراء، وإبرام العقود.

ضمان الالتزام بسياسة المشتريات المعتمدة لدى مؤسسة الملكة رانيا، ومتطلبات الجهات المانحة المتعلقة بالمشتريات.

إدارة قاعدة بيانات المورّدين وتحديثها بانتظام، وضمان إجراء التحقق المسبق من المورّدين وفقًا للإجراءات المعتمدة.

إدارة مخزون المستلزمات المكتبية والأثاث والمعدات والمستلزمات الاستهلاكية الخاصة بمؤسسة الملكة رانيا بما يضمن توفرها، وتحديثها في الوقت المناسب، وإدارة التكاليف بكفاءة.

إصدار أوامر الشراء ومتابعتها، وضمان التسليم في الوقت المناسب، وتوثيق جميع المستندات ذات الصلة بشكل منظم.

متابعة العهدة للنثريات والميزانيات المخصصة للمشتريات، والتحقق من دقة السجلات وإجراء المطابقات اللازمة.

إعداد تقارير المشتريات والاحتفاظ بسجلات واضحة ومنظّمة، بما يضمن جاهزيتها عند التدقيق.

إدارة جرد المستلزمات المكتبية والأثاث والمعدات ما يضمن توفرها وإدارة تكاليفها بكفاءة.

ب. الشؤون الإدارية وإدارة المرافق: 

تنسيق أعمال مكتب الاستقبال في مؤسسة الملكة رانيا، بما يضمن الترحيب بالزوّار وتقديم المساعدة اللازمة لهم بأسلوب لائق ومهني.

التنسيق مع أصحاب العلاقة داخل المؤسسة لضمان سلاسة استقبال الزوّار، وتنسيق المواعيد والاجتماعات وإجراءات الدخول.

الإشراف على أعمال الصيانة والنظافة العامة والإصلاحات في مباني مؤسسة الملكة رانيا.

الإشراف على عقود خدمات الأمن والتنظيف والصيانة، لضمان جودة الأداء وكفاءة التنفيذ.

تنسيق وسائل النقل والخدمات اللوجستية للموظفين والزوار.

إدارة عمليات استلام وإرسال البريد، والتنسيق مع شركات البريد و التوصيل.

دعم تنسيق حجوزات القاعات للاجتماعات الداخلية والخارجية، وضمان جاهزيتها وتوفرها عند الحاجة.

ضمان الالتزام بمعايير الصحة والسلامة والبيئة من خلال إجراء عمليات تفتيش دورية وتنفيذ مبادرات توعوية للموظفين.

ج. العلاقات مع الجهات الحكومية

إدارة المعاملات الإلكترونية الحكومية، وضمان الالتزام بالأنظمة والتعليمات ذات الصلة.

التنسيق مع الجهات الحكومية لتجديد التراخيص والتصاريح والتسجيلات.

ضمان دقة واكتمال جميع الوثائق الرسمية التي يتم تقديمها إلى الجهات الحكومية المعنية.

د. إدارة السجلات والوثائق

تنظيم وحفظ السجلات الإدارية و سجلات المشتريات إلكترونيًا وورقيًا وفق نظام الأرشفة المعتمد في المؤسسة.

 صياغة المراسلات والعقود الرسمية، ومراجعتها للتأكد من دقتها، وحفظها ضمن نظام الأرشفة المعتمد.

ه. الصحة والسلامة والالتزام

إجراء جولات تفتيش دورية في الموقع للتأكد من الالتزام بسياسات الصحة والسلامة.

قيادة جلسات التوعية بالسلامة، وتنسيق تدريب الموظفين على إجراءات الاستجابة لحالات الطوارئ.

التحقيق في الحوادث، وتوثيق النتائج، والتوصية بالإجراءات الوقائية اللازمة.

المؤهلات المطلوبة: 

        المؤهل العلمي: 

          درجة البكالوريوس في إدارة الأعمال أو الإدارة أو أي تخصص ذي صلة.

         تُعدّ الشهادات المهنية في المشتريات أو إدارة سلسلة التوريد، مثل شهادة CIPS أو ما يعادلها، ميزة إضافية.

سنوات الخبرة/المهارات: 

خبرة مهنية لا تقل عن ثلاث إلى خمس سنوات في مجال الشؤون الإدارية والمشتريات.

يُفضَّل أن يمتلك المتقدّم خبرة سابقة في العمل مع المنظمات غير الربحية أو ضمن مشاريع ممولة من جهات مانحة.

اللغات: 

الطلاقة في اللغتين العربية والإنجليزية شفوياً وكتابة شرط أساسي، مع مهارة مثبتة في إعداد وصياغة مراسلات متقنة وواضحة باللغة العربية.